Als fotograaf krijg ik wel eens stress als de agenda voor dit jaar nog niet helemaal gevuld is met bruiloften en geplande shoots. Het beeld dat bij anderen (inclusief mijzelf) bestaat is dat een bruiloft al ruim van te voren gepland wordt, en dat de hoofdleveranciers (waaronder de locatie en de fotograaf) toch uiterlijk zo’n 9 maanden voor de bruiloft geboekt worden. Maar klopt dit eigenlijk wel?
Hoe last minute is het als je in mei trouwt en pas in februari op zoek gaat naar jullie trouwleveranciers? Hoe snel kun je een fantastische bruiloft regelen? In deze blog bespreek ik met jullie hoe je last minute een bruiloft plant en waar je tijd kunt besparen als jullie zo snel mogelijk willen trouwen. Ook als jullie bruiloft wel wat verder weg is staan hier waardevolle tips in ;)
De definitieve datum prikken:
Begin met het prikken van de datum. Zonder datum is het lastig plannen! Als je op een populaire dag (vrijdag of zaterdag) wil trouwen in een populaire maand zoals juni of september dan bestaat de kans dat je favoriete leveranciers al geboekt zijn. Mijn eigen agenda voor de maanden juni en september zit altijd het eerste vol. Kijk eens naar een bruiloft op een doordeweekse dag, dan zijn er last minute meer opties! Hebben jullie de mogelijkheid om in het laagseizoen te trouwen? Dan zijn er op vrijdag of zaterdag vaak wel nog veel dingen mogelijk.
Wat regel je als eerste?
Als de trouwdatum gekozen is, is het belangrijk om eerst op zoek te gaan naar een locatie en een trouwambtenaar. Denk hierbij niet alleen aan de feestlocatie, maar zeker ook aan de locatie waar jullie daadwerkelijk gaan trouwen. Als jullie op het stadhuis willen trouwen moet daar wel plek zijn op die dag (en op jullie voorkeurstijdstip). Als deze zaken geregeld zijn kunnen jullie gaan beginnen met het invullen van de rest van jullie trouwdag.
Ga er samen even goed voor zitten.
Hebben jullie nog wat vrije dagen over? Neem ze dan op en ga er samen even echt voor zitten. Als je samen een hele dag bezig bent met het plannen van de bruiloft verzet je veel meer werk dan wanneer je er, los van elkaar, elke keer een uurtje tussendoor voor uittrekt.
Save te date’s.
Het is wel zo fijn als de mensen op jullie gastenlijst naar jullie bruiloft kunnen komen. Stuur dus, zodra je weet wat de trouwdatum gaat worden, de save the date’s de deur uit. Zeker wanneer jullie op het laatste moment besluiten toch nog dit jaar te willen trouwen (misschien wel over 6 weken), is het handig om de gasten zo snel mogelijk op de hoogte te stellen van jullie trouwdag. Plannen jullie een trouwdag in het vakantieseizoen? Stuur de save the dates dan echt zo snel mogelijk!
Tijd besparen
Overleg samen met je aanstaande wat jullie écht willen voor jullie bruiloft. Welke dingen zijn een absolute must en welke dingen kunnen jullie weglaten of anders doen? Kunnen jullie compromissen sluiten?
Willen jullie een volledig persoonlijke toespraak van een BABS die hier heel veel tijd in stopt? Of mag het iets minder uitgebreid? Wil je graag een perfect op maat gemaakte trouwjurk die eerst nog geproduceerd moet worden? Of kies je voor een jurk bij een bruidsmodezaak met een grote voorraad waarbij je de jurk nog dezelfde dag mee kan nemen? Dan bespaar je veel tijd. Op de meeste trouwjurken zit namelijk een levertijd die snel kan oplopen tot 6 maanden. Willen jullie unieke ringen die jullie samen gaan smeden of vinden jullie ringen die jullie samen op internet uitzoeken ook goed?
Zijn jullie te laat met het bestellen van een bruidstaart? Denk dan eens aan kleine gebakjes of een sweet table. Deze kun je vaak nog wel bestellen als de trouwdatum al erg dichtbij komt. Hetzelfde geldt voor een bruidsboeket. Bij een lokale bloemist is er waarschijnlijk best nog het een en ander mogelijk als je twee weken voor de bruiloft besluit dat er tóch een boekt moet komen.
Leveranciers
Ik schreef hierboven al dat de kans dat populaire leveranciers vol zitten, groot is op populaire data. Is de trouwfotograaf/babs/videograaf die je op het oog had al geboekt op jullie trouwdatum? Vraag dan eens aan deze leverancier of hij/zij misschien een aantal collega’s kan aanbevelen. Een trouwfotograaf kent vaak veel andere fotografen en kan goed inschatten welke fotograaf qua stijl overeenkomt met zijn/haar eigen stijl. Dit scheelt jullie veel uitzoekwerk en waarschijnlijk kan de fotograaf makkelijk voor jullie nagaan of deze collega nog wel beschikbaar is.
Uitbesteden
Als je een bruiloft plant komt er veel op jullie af. Er moeten veel keuzes gemaakt worden en het aanbod is groot. Soms is het gewoon een beetje overweldigend. Het kan dan ook een goed idee zijn om hulp in te schakelen. Dit kan zijn van een aangewezen ceremoniemeester die jullie helpt bij bepaalde voorbereidingen, maar jullie kunnen ook eens denken aan een weddingplanner die jullie helpt met het plannen van de bruiloft. Een weddingplanner beschikt vaak over een groot netwerk met korte lijntjes. Hij/zij kan jullie vast snel helpen aan een fijne locatie en andere trouwleveranciers. Vaak kan hij/zij mooie kortingen voor jullie regelen waardoor jullie uiteindelijk helemaal niet zo veel extra geld kwijt hoeven te zijn als jullie voor een weddingplanner kiezen.
Vraag eens rond
Misschien hebben jullie tijdens al het plannen helemaal geen tijd om af te spreken met 3 fotografen om er dan achter te komen dat ze helemaal niet bij jullie passen. Vraag eens rond bij vrienden of kennissen welke leveranciers zij hadden en of ze hier tevreden over waren. Dit kan veel tijd schelen :)
Liever niet doen als je op korte termijn wil trouwen:
Een locatie kiezen waar je normaal gesproken niet mag trouwen of geen feest mag geven. Het kost tijd om vergunningen aan te vragen en dit soort dingen te regelen.
Een bruiloft plannen in het buitenland wordt wel erg lastig als je nog maar een paar maanden hebt tot de trouwdatum. Een bruiloft in een ander land plannen is vaak lastiger doordat er veel bij komt kijken. Je kunt niet zo makkelijk even langs kan op de locatie, je moet bedenken hoe vrienden en familie op de bestemming komen en communicatie met leveranciers kan wat moeizamer verlopen. Daarnaast moet je voor een bruiloft in het buitenland soms wat extra dingen regelen, zoals een ongehuwd verklaring.
Een trouwdag waarbij je meerdere locaties moet boeken. Probeer het eenvoudig te houden door de huwelijksvoltrekking, de receptie, het diner en het feest op 1 locatie te plannen. Hoe meer leveranciers, hoe meer je moet regelen en afstemmen.
Hebben jullie hulp nodig bij het plannen van jullie trouwdag? Of zijn jullie op zoek naar een trouwfotograaf en benieuwd of ik last minute nog beschikbaar ben? Neem dan zeker even contact op.
Jullie mogen het contactformulier invullen, een mailtjes sturen naar info@saarfotografeert.nl of me (dit werkt het snelst!) een Whatsappje sturen op 06 11 25 54 09.